Eine Datenbank ist eines der wertvollsten Werkzeuge, auf die sich ein Unternehmen verlassen kann. Das war schon immer so, aber mit der digitalen Transformation, die jetzt erlebt wird, haben diese Arten von Tools ihren Wert verdoppelt und spielen eine immer wichtigere Rolle im Geschäftsumfeld.

Heutzutage sind E-Mail-Listen – wie sie auch als Datenbanken bezeichnet werden – wirklich nützliche Werkzeuge, um segmentierte E-Mail-Marketing-Kampagnen oder Social-Media-Marketing-Kampagnen durchzuführen. Da sie alle Informationen eines Publikums – Kunden – sammeln können, die für die Durchführung solcher Aktionen erforderlich sind.

Sie wissen immer noch nicht, wie Sie eine Datenbank in Excel erstellen? Keine Sorge, wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie alle Funktionen von Excel nutzen können, um Ihre eigene Datenbank für Ihr Unternehmen oder Ihren Betrieb zu erstellen.

Warum eine Datenbank in Excel erstellen?

Es stimmt zwar, dass es verschiedene Tools gibt, mit denen wir eine Datenbank erstellen können, aber Excel ist trotz der Unterschätzung vieler Sektoren bei weitem eines der verwendeten Tools. Dieses Programm ist eigentlich sehr praktisch für die Durchführung von Aufgaben wie Rechnungen, Angebote, Formulare und auch Datenbanken.

Excel ermöglicht es Ihnen, Daten zu filtern und / oder Gruppen von Elementen mit gemeinsamen Eigenschaften zu bilden, was perfekt für das ist, was wir wollen. Andererseits ist Excel auch ein hervorragendes Berechnungstool. Wenn wir also wissen, wie wir es nutzen können, kann es sehr hilfreich sein.

Erstellen unserer Datenbank in Excel!

Bevor Sie mit den Schritten zum Erstellen einer Datenbank in Excel beginnen, sollten Sie betonen, wie wichtig es ist, zuvor eine gute Datensammlung über verschiedene Kanäle durchgeführt zu haben. (Umfragen an unsere Kunden, Kundenkarten, Aktionen in sozialen Netzwerken … etc)

Es ist sehr wichtig, eine gute Recherchearbeit zu leisten, damit unsere Datenbank ihre Ziele erreicht. Darüber hinaus hilft dies, dass die Erstellung in Excel schneller funktioniert, da Sie mit klaren Kategorien und Daten, die Sie integrieren möchten, die Erstellung beschleunigen können.

Wenn Sie bereits alle Informationen gesammelt haben, die Sie für notwendig halten, können Sie jetzt zu Excel wechseln und mit dem Aufbau Ihrer Datenbank beginnen.

Schritt 1. Der Tisch

Mit allen Informationen, die für die Führung Ihrer Datenbank in einem separaten Entwurf gesammelt wurden, ist es an der Zeit, zu Excel zu wechseln, um eine Tabelle zu erstellen, die alle erfassten Daten Ihrer Kunden sauber enthält.

Wählen Sie dazu die Maus aus und bewegen Sie sie um die Anzahl der Kästchen, die Sie zum Erstellen Ihrer Tabelle benötigen.

Schritt 2. Die Kategorien

Nachdem Sie die Kästchen ausgewählt haben, finden Sie in der ersten Zeile Ihrer Tabelle die verschiedenen Kategorien, die Sie definiert haben und die Ihre Datenbank bilden. Um sie aufzulisten, scrollen Sie einfach von links nach rechts für jede Kategorie, die Sie hinzufügen. Damit erhalten Sie, dass jede Spalte Ihrer Tabelle zu einer bestimmten Kategorie gehört. Dies können sein: Name, E-Mail, Telefonnummer usw.

Der Aufbau einer Datenbank beginnt in der Regel mit der Ermittlung des Geschlechts des Auftraggebers, was in der Regel mit einer formellen Identifizierung als Herr oder Frau erfolgt. Nachfolgend sind die Kategorien Nachname, Vorname und Anschrift aufgeführt. Die Adresse wird normalerweise zur genaueren Angabe in verschiedene Spalten unterteilt, wie z. B.: Code, Ort, Straße.

Sie können mehr oder weniger Kategorien hinzufügen, abhängig von den erhaltenen Daten und dem Profil Ihrer Kunden. Wenn sie beispielsweise Profis sind, fügen Sie eine Kategorie hinzu, die den Beruf definiert, den sie ausüben. Wenn es sich um Studenten handelt, eine Kategorie mit dem Abschluss, den sie studieren. Alles, was für Ihre Ziele von Interesse und Nutzen ist.

Schritt 3. Datenintegration

Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt und alle Kategorien in die Spalten integriert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Daten in jede Zeile zu integrieren. Geben Sie dazu in jeder Zeile den Namen und die Details Ihrer Kunden ein und achten Sie dabei auf die Beziehung zur Spalte.

Es tut dies, bis alle Informationen, die Sie über Ihre Kunden haben, geleert und alle Zeilen vervollständigt werden, aus denen Ihre Datenbank besteht. Diese 3 Schritte sind also im Grunde genommen die Schritte, um Ihre Datenbank in Excel zu erstellen. Sie müssen die Datei auf Ihrer Festplatte speichern und das war’s.

Wir empfehlen Ihnen, vor dem Speichern alle Spalten, Kategorien und Daten zu überprüfen, die in Ihrer Tabelle angeordnet sind, damit alles korrekt ist. In diesem Fall können Sie es erneut bearbeiten, aber nichts Besseres, als gute Arbeit zu leisten und Verzögerungen zu vermeiden, indem Sie sich um Details kümmern.

Wie aktualisiert man eine Datenbank in Excel?

Vorausgesetzt und hoffen, dass in Ihrem Unternehmen alles gut läuft, wächst Ihr Kundenstamm, sodass Sie Zeit mit der Aktualisierung Ihrer Datenbanktabelle verbringen müssen. Keine Sorge, so intelligent Excel ist, wird dies nicht lange dauern.

Wenn das Update neue Kunden hinzufügen soll, können Sie dies tun, indem Sie Ihrer Tabelle eine neue Zeile hinzufügen und deren Daten am Ende einbinden. Wie wir Ihnen gesagt haben, weiß Excel sehr gut, wie es seine Arbeit macht und fügt die neue Spalte automatisch der Datenbank hinzu.

Eine schnellere und noch sicherere Möglichkeit, eine neue Schnellregisterkarte hinzuzufügen, die alle zu leerenden Funktionen enthält, ist die Funktion «Form». Super nützlich vor allem, wenn unsere Tabelle bereits zu viele Einträge enthält, außerdem sinkt die Fehlerquote beim Erstellen erheblich.

Das Verfahren hierfür ist das gleiche wie das Hinzufügen einer neuen Kategorie. Das heißt, Sie fügen nur eine zusätzliche Spalte hinzu und platzieren die neue Funktion. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie stellen nach einer Weile fest, dass Sie das Alter Ihrer Kunden nicht in Ihre Tabelle aufgenommen haben und dies jetzt ein ziemlich wichtiges Kriterium zu sein scheint.

Gehen Sie einfach zu Ihrer Tabelle, fügen Sie eine komplett neue Spalte hinzu, geben Sie den Namen der neuen Kategorie – in diesem Fall das Alter – in die erste Zelle der Spalte ein, und Sie sind fertig. Es wird automatisch in Ihre Datenbank integriert.

Schließlich empfehlen wir, dass Sie, wenn Sie keine klare Vorstellung davon haben, wie eine Datenbank ist, im Internet nach Modellen oder Beispielen suchen können, die als Referenz für den Aufbau Ihres Unternehmens oder Ihres Geschäfts dienen.

Denken Sie jedoch daran, dass Ihr Erfolg weitgehend vom Datenerfassungsprozess abhängt. Sie möchten nicht mit leeren Händen zu Ihrem Excel gelangen, ohne genügend Inhalt zu leeren. Studieren Sie daher Ihre Kunden, betrachten Sie die relevantesten Daten, die Ihnen helfen, und machen Sie sich dann an die Arbeit.