Das Kopieren und Einfügen von Inhalten in Microsoft Word kann zeitsparend, aber auch frustrierend sein. Manchmal wird der von Ihnen gepostete Inhalt nicht im gewünschten Format gespeichert oder verwendet. In anderen Fällen wirkt sich der gepostete Inhalt auf den umgebenden Text aus.

Das Geheimnis der Verwendung von Kopieren und Einfügen in Word besteht darin, es im Voraus richtig einzurichten, aber Sie können den Inhalt auch kurz vor und unmittelbar nach dem Einfügen überprüfen. Sehen wir uns an, wie Sie das Kopieren und Einfügen von Word steuern. (Ich verwende eine Version von Microsoft Word Professional Plus, aber die Schritte gelten auch für die neuesten Versionen von Word)

Starten Sie Microsoft Word auf Ihrem Computer und öffnen Sie ein Dokument mit Text: Verwenden Sie ein Dokument, das Text in verschiedenen Formaten und mit mehreren Schriftarten oder Attributen enthält. Wählen Sie ein Wort oder eine Textzeile mit einer Schriftart oder einem Attributtyp aus und verschieben Sie sie in ein Textfeld eines anderen Formats. Bewegen Sie den Cursor an die richtige Position und drücken Sie die Taste . Strg + v normalerweise zum Einfügen von Text.

Der eingefügte Text behält seine ursprüngliche Formatierung bei oder übernimmt die Formatierung des umgebenden Textes; Nehmen wir an, das Format ist nicht das, was Sie wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügeoptionen, die unmittelbar nach dem Einfügen des Textes angezeigt wird. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verschiedenen Optionen und Sie können das Originalformat beibehalten, das Format zusammenführen, als Bild platzieren oder als reinen Text platzieren (Abbildung eins). Jede Option bietet eine Vorschau, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen hilft. Klicken Sie auf die Option, die Sie verwenden möchten.

Abbildung eins
Abbildung eins

Sie können auch vor dem Einfügen die richtige Option auswählen. Versuchen Sie das gleiche Manöver noch einmal. Klicken Sie dieses Mal mit der rechten Maustaste auf den Bereich, in dem Sie den ausgewählten Text platzieren möchten. Die Platzierungsoptionen erscheinen im Kontextmenü. Halten Sie den Mauszeiger erneut über jeder Vorschauoption gedrückt und wählen Sie dann die gewünschte aus (Nummer B).

Nummer B
Nummer B

Manchmal ändert eingefügter Text die Formatierung des gesamten umgebenden Textes im Absatz. Sie können die gleichen Platzierungsoptionen verwenden, um dieses Problem zu beheben. Kopieren Sie eine Textauswahl und bewegen Sie dann den Cursor in die Mitte eines anders formatierten Absatzes. Anstatt das alte Uhrwerk zu verwenden Strg + v, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich, in dem Sie den Text platzieren möchten. Fahren Sie dann mit der Maus über die verschiedenen Platzierungsoptionen, um das entsprechende Format auszuwählen (Abbildung B). In diesem Fall sollte die Wahl zwischen der Formatierung der Zusammenführung oder dem Speichern nur des Textes ausreichend sein.

Abbildung C
Abbildung C

Sie können auch die Standardoptionen und andere Einstellungen für formatierten Text ändern. Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie Optionen. Wählen Sie im Fenster Word-Optionen das Element Erweitert aus und fahren Sie mit dem Abschnitt Ausschneiden, Kopieren und Einfügen fort. Die Einstellungen In dasselbe Dokument einfügen und Zwischen Dokumenten einfügen bieten drei Optionen: Ausgabeformatierung speichern, Formatierung zusammenführen oder Nur Text speichern. Wählen Sie die Option, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sie möchten beispielsweise die ursprüngliche Formatierung beim Einfügen in dasselbe Dokument beibehalten, die Formatierung jedoch beim Einfügen zwischen Dokumenten zusammenführen (Nummer D).

Nummer D
Nummer D

Die Einstellung Zwischen Dokumenten einfügen fügt bei Konflikten zwischen Stildefinitionen eine vierte Option für die Verwendung von Zielstilen hinzu, die die Standardeinstellung und normalerweise die beste Option ist. Und Einfügen-Einstellungen aus anderen Programmen bieten dieselben drei Optionen: Ausgabeformat speichern, kombiniertes Format oder Nur Text speichern. Sie können eine Option jederzeit testen, um zu sehen, wie sie in der realen Welt funktioniert, und sie dann bei Bedarf ändern.

Wenn Sie Nur Text speichern für Parameter auswählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Führende Zeichen und Zahlen beim Einfügen von Text speichern mit der Option Nur Text speichern. Wenn Sie die Textformatierung nach dem Einfügen steuern möchten, stellen Sie außerdem sicher, dass das Kontrollkästchen Einfügeoptionen anzeigen Schaltfläche beim Einfügen des Inhalts anzeigen aktiviert ist. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Einstellungen, um die intelligente Zuschneide- und Einfügemethode zu verwenden. Hier können Sie die Einstellungen steuern, ob beim Einfügen von Text Leerzeichen hinzugefügt oder entfernt werden und wie Excel- und PowerPoint-Inhalte formatiert werden (Abbildung E).

Abbildung E
Abbildung E

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